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如何正确认识差旅费?

如何正确认识差旅费?




近期,公司在外地有业务要处理,决定派小王去外地出差三天。

 

这就涉及到差旅费的问题,小王出差期间的所有费用都可以报销吗?要以什么形式报销呢?

 

并不是所有费用都能报销,差旅费一般包含交通费、住宿费和伙食补助费。

 

比如说,小王去该城市乘坐交通工具产生的费用、去外地吃饭、住宿产生的费用,这是可以报销的。但如果小王期间自己购物、娱乐所产生的费用,公司不用报销。

 

一般情况下,差旅费的报销有两种形式,一种是员工出差所产生的住宿费、餐饮费、交通费等,凭发票报销。另一种是给员工出差补贴。大部分公司都会两种情况一起。

 

比如这次小王出差,按公司规定,给小王一天100元的出差补贴,规定这100元包括餐饮费用,等小王出差回来,可凭发票报销出差期间的路费、住宿费,但不能再报销餐饮费。

 

不过,不同公司的规定不一样,有的公司的出差补贴不包括餐饮费,如果这样的话,餐饮费就可以凭发票报销,看公司具体规定。

 

有人说,如果小王出差期间,借出差报销款铺张浪费怎么办?

 

公司对出差期间的规格都是有要求的,例如,公司可以规定高铁、火车、飞机的乘坐席次,以及饮食、住宿的金额上限。不同职位的员工出差的待遇有可能是不同的。

 

在《中央和国家机关差旅费管理办法》中,部级人员、司局级人员和其它人员享受的待遇就不一样,部级人员可以坐飞机头等舱,火车软席,司局级人员能坐火车软席,但只能坐飞机经济舱,其余人员只能坐飞机经济舱和火车硬席。

 

小王是公司普通员工,按照公司规定,小王只能坐火车硬席、高铁二等座或飞机经济舱,吃饭和住宿也有上限。

 

如果火车的硬卧是200元,但小王非要坐400元的软卧,公司有权只给小王报销200元,多出的200就要小王自行承担。

 

当然,这种公司规定是公司自己制定的,不同的公司规定不一样。

 

到这儿有一个问题,小王带回来的车票是400块钱的,按照公司规定只能报销200块钱,那这张车票要怎么入账呢?

 

在税务上允许入账金额比发票金额少,所以,公司虽然拿着400元的票,但是可以只将200元入账。

 

小王到达出差目的地后,要接待客户,请客户吃饭,超出了出差补贴的100块钱,这部分的费用能作为差旅费报销吗?

 

招待客户所产生的费用不能作为差旅费报销,但可以作为业务招待费报销

 

 

出差结束,小王回到公司,公司会立即将报销的款项给小王吗?

 

大部分公司会把报销款连着本月工资在发工资时一并发给员工,报销款和出差补贴可在个人所得税税前扣除,同时,小王出差期间的发票可作为公司的费用发票,在企业所得税税前扣除。

 

有的老板就想,既然出差中的发票可以在税前扣除,那我把其他人回家的车费、出去玩的费用发票等都收集起来算作差旅费发票,是不是能给公司避税?

 

答案是,不可以的。

 

首先,出差前要填写出差申请单,回来报销要填写差旅费报销单,可以与出差期间的发票核实,比如说,发票日期要和单据上的出差日期一致。其次,公司只能报销公司员工的发票,非公司员工不能报销。

 

虽然对差旅费的限额没有明文规定,但若是一家公司差旅费太高,会引起税务局怀疑,导致税务局来查账。

 

所以,差旅费入账还是要符合规范,按照有关规定来执行。


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